Egyedi levélgyártás

Automatizáld a tömeges levélgyártást az adatoktól a postai feladásig.

Add át az adatállományokat vagy a kész dokumentumokat, mi kialakítjuk a feldolgozási logikát, személyre szabjuk a tartalmat, majd előállítjuk, nyomtatjuk, borítékoljuk és igény szerint postára adjuk a küldeményeket.

Ingyenes konzultációt kérekÉrdekelnek a részletek

Gyakori helyzetek

Ismerősek ezek a levélgyártási kihívások?

Az ügyféladatok több rendszerből és eltérő formátumban érkeznek
A levél elkészítéséhez szükséges adatok különböző állományokban vagy rendszerekben találhatók, ezért azokat a gyártás előtt össze kell rendezni és egységesíteni.
Címzettenként más tartalmat kell összeállítani
Nemcsak a név és a cím változik: ügyfelenként eltérhetnek a szövegek, összegek, táblázatok, képek, oldalszámok vagy egyéb dokumentumelemek is.
A mellékletek kezelése könnyen manuálissá válik
Ügyféltípustól vagy ügytől függően más mellékletre, több dokumentumra vagy akár csekkre lehet szükség, amelyeket pontosan a megfelelő levélhez kell rendelni.
Nagyobb levélmennyiségnél gyorsan nő az adminisztráció
Több száz vagy több tízezer küldemény manuális összeállítása, ellenőrzése és előkészítése jelentős idő- és kapacitásigényt jelenthet.
A nyomtatás, borítékolás és postázás külön folyamatként működik
A dokumentumok elkészülte után még külön kell megszervezni a fizikai gyártást, a küldemények összeállítását és a postai feladást.
Az ismétlődő levélküldést minden alkalommal újra elő kell készíteni
Számlalevelek, értesítők vagy felszólítások rendszeres kiküldésénél ugyanazokat az előkészítési lépéseket kell újra és újra elvégezni.

Levélgyártási folyamat

Mit tud az egyedi levélgyártás?

Az adatfeldolgozástól a személyre szabott dokumentumok előállításán át a fizikai gyártásig és postázásig egy folyamatban kezelhető a nagy volumenű ügyfél-kommunikáció.

  • Adatfeldolgozás és személyre szabott dokumentum-előállítás

    Az átadott adatállományokhoz egyedi feldolgozási logikát alakítunk ki, amely meghatározza, hogy az egyes címzettekhez milyen dokumentum, tartalom és melléklet tartozzon. A levelek így automatizáltan, az ügyféladatok alapján állíthatók elő.

    Kiemelt funkciók

    • Többféle adatállomány feldolgozása
    • Egyedi feldolgozási séma kialakítása
    • Dinamikusan változó szövegek és adatok
    • Táblázatok, képek és grafikai elemek kezelése
    • Változó oldalszám
    • Címzettenként eltérő mellékletek
    • Csekkes mellékletek kezelése
    • Személyre szabott dokumentum-előállítás

  • Nyomdai gyártás és postázás egy folyamatban

    Az elkészült dokumentumokat a gyártási folyamatban kinyomtatjuk, összeállítjuk és borítékoljuk, majd igény szerint a postai feladást is átvesszük. Így az adatátadástól a kész küldeményig nem kell több szolgáltató és különálló folyamat között koordinálni.

    Kiemelt funkciók

    • Automatizált dokumentum-előállítás
    • Nyomtatás és összeállítás
    • Borítékolás
    • Küldemények iktatása
    • Postai feladás
    • Kézbesítési igazolások rendszerezése
    • Titkosított SFTP-adatátadás
    • Zárt, szabályozott gyártási folyamat

Felhasználási területek

Milyen kommunikációs folyamatokhoz használható az egyedi levélgyártás?

A szolgáltatás olyan helyzetekben hasznos, ahol nagy mennyiségű, címzettenként eltérő tartalmú dokumentumot kell rendszeresen vagy kampányszerűen előállítani és postázni.

  1. 01

    Számlázási, pénzügyi és követeléskezelési kommunikáció

    Számlalevelek, egyenlegközlők, fizetési értesítők, felszólítólevelek, biztosítói vagy más pénzügyi dokumentumok állíthatók elő ügyfelenként eltérő összegekkel, határidőkkel, azonosítókkal és mellékletekkel.

    Követeléskezelőknek
    Miért hasznos?

    A változó ügyféladatok, dokumentumtartalmak, csekkes mellékletek és postai beállítások egyetlen feldolgozási folyamatban kezelhetők.

  2. 02

    Közmű- és szolgáltatói ügyfélértesítések

    Nagy ügyfélkör esetén díjértesítők, elszámoló levelek, szerződésmódosítások és egyéb tájékoztatók készíthetők az ügyféltípus, szerződés vagy más üzleti adat alapján eltérő tartalommal.

    Közműszolgáltatóknak
    Miért hasznos?

    Nagy címzetti kör esetén is automatizálható, hogy minden ügyfél a rá vonatkozó információkat és mellékleteket kapja meg.

  3. 03

    Marketing- és tömeges ügyfél-kommunikáció

    Személyre szabott direkt mail kampányok, ajánlatok és tájékoztató küldemények készíthetők, amelyek tartalma, grafikai elemei vagy mellékletei ügyfélszegmensenként változhatnak.

    Marketingkommunikációhoz
    Miért hasznos?

    A címzettek nem egyforma tömeglevelet kapnak: a dokumentum tartalma az ügyféladatokhoz vagy a kampány szegmentációjához igazítható.

Mit nyer a céged az egyedi levélgyártással?

Kevesebb manuális előkészítés, kiszámíthatóbb levélgyártás

Az adatfeldolgozástól a postai feladásig egy folyamatba szervezheted a nagy volumenű, személyre szabott ügyfél-kommunikációt.

  • Kevesebb manuális adminisztráció

    Az adatok rendezése, a dokumentumok összeállítása és a postázás előkészítése automatizált feldolgozási folyamatba szervezhető.

  • Kevesebb hibalehetőség

    Az adatvezérelt dokumentum-előállítás csökkenti a hibás címzés, nem megfelelő tartalom vagy rosszul hozzárendelt melléklet kockázatát.

  • Nagy mennyiségben is skálázható

    A folyamat több tízezer levél vagy rendszeresen ismétlődő ügyfél-kommunikáció kezelésére is kialakítható anélkül, hogy ezzel arányosan nőne a manuális munka.

  • Személyre szabott kommunikáció

    A dokumentumok tartalma, szerkezete és mellékletei címzettenként, ügytípusonként vagy ügyfélszegmensenként változhatnak.

  • Egy kézben a teljes folyamat

    Az adatfeldolgozást, dokumentum-előállítást, nyomtatást, borítékolást és igény szerint a postázást sem kell külön szolgáltatóknál kezelni.

  • Biztonságosabb adatkezelés

    A dokumentum- és ügyféladatok titkosított adatkapcsolaton keresztül adhatók át, a gyártás pedig zárt és szabályozott folyamatban történik.

Hogyan működik?

Az adatátadástól a postai feladásig

Az induláskor együtt kialakítjuk a dokumentum-előállítás logikáját, az elfogadott folyamat pedig később ismétlődő levélgyártásokhoz is használható.

  • 01

    Igényfelmérés és ajánlatadás

    Átbeszéljük, milyen típusú és hány darab levelet szeretnél előállítani, milyen adatforrásokból dolgozol, milyen tartalmi vagy formai elvárások vannak, és szükség van-e mellékletekre vagy csekkre, ez alapján készül az árajánlat.

  • 02

    Feldolgozási séma kialakítása

    Meghatározzuk, hogyan épüljenek fel az átadott adatokból a dokumentumok, milyen szabályok alapján változzon a tartalom, és mely címzetthez milyen melléklet kerüljön.

  • 03

    Tesztgyártás és jóváhagyás

    Mintadokumentumokat készítünk, amelyek alapján ellenőrizhető a megjelenés, az adattartalom, a változó elemek, a mellékletek és szükség esetén a csekkes tartalom.

  • 04

    Dokumentum-előállítás és gyártás

    A jóváhagyott folyamat alapján elkészítjük a személyre szabott dokumentumokat, majd elvégezzük a nyomtatást, összeállítást és borítékolást.

  • 05

    Postai feladás és utánkövetés

    Igény szerint gondoskodunk a küldemények postai feladásáról, valamint a visszaérkező kézbesítési igazolások rendszerezéséről.

Kapcsolódó lehetőségek

Egészítsd ki a levélgyártási folyamatot

A dokumentumtípustól, a feladási módtól és az üzleti folyamattól függően további szolgáltatásokkal egészítheted ki a levélgyártást, vagy választhatsz egyszerűbb beküldési módot.

Következő lépés

Szervezd ki a tömeges levélgyártást.

Mondd el, milyen dokumentumokat, milyen mennyiségben és milyen adatokból szeretnél előállítani. Segítünk felmérni a folyamatot és kialakítani a megfelelő levélgyártási megoldást.

Ingyenes konzultációt kérek